Integrar Excel en Power Automate sin utilizar tablas predefinidas

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Actualizar Excel con Power Automate

Cuando trabajamos con Power Automate, a menudo nos encontramos con la necesidad de leer datos de una hoja de Excel. Sin embargo, Power Automate requiere que estos datos estén en formato de tabla, una premisa que no siempre es viable, especialmente con archivos exportados directamente de un sistema ERP externo.

Para afrontar esta situación, presentamos una solución sencilla que les permitirá actualizar Excel con Power Automate sin necesidad de utilizar el formato de tabla.

Nuestra solución implica la creación automática de una nueva pestaña dentro del Excel, que contendrá los datos originales convertidos en formato de tabla. Esta conversión se realizará mediante un script de Excel que se ejecutará a través de Power Automate. A continuación, detallaremos los pasos necesarios para implementar esta solución:

Preparemos el script para actualizar Excel con Power Automate

1. Comencemos abriendo un Excel de ejemplo como el que queremos leer desde el flujo de Power Automate.

2. Navegamos hasta la pestaña ‘Automate‘ y seleccionemos ‘New script‘.

Actualizar Excel con Power Automate

3. Copiamos el siguiente código en el editor de scripts de Excel.

Script

4. Modificamos los siguientes parámetros del script según nuestras preferencias y nuestro Excel:

  • data_sheet_name: Nombre de la hoja donde residen los datos originales.
  • copy_sheet_name: Nombre de la hoja donde se copiarán los datos.
  • table_name: Nombre de la nueva tabla que se creará.

5. Ejecutamos el script y esperemos que finalice.

6. Verificamos que aparezca una nueva pestaña con los datos organizados en formato de tabla.

7. Una vez hemos verificado que el script funciona correctamente, lo guardamos y comprobamos su ubicación (habitualmente dentro de nuestro OneDrive). Es esencial localizar este script para su posterior integración en Power Automate.

8. Buscamos el archivo del script (.osts) en nuestro OneDrive y lo movemos a un SharePoint que deberá ser accesible desde el flujo de Power Automate donde queremos leer el Excel.

Aplicación del script y lectura de la tabla

9. Añadimos “Run script from SharePoint library” en nuestro flow de PowerAutomate. Configuramos la ubicación donde estará el Excel y la ubicación de nuestro script. Este paso creará la tabla en nuestro Excel, y en caso de que exista, la sustituirá con los nuevos datos.

10. Mediante “Get tables” recuperamos todas las tablas de nuestro Excel.

11. Recuperamos los datos utilizando “List rows present in a table”.

Si nuestro Excel tiene más de una tabla, recorremos las tablas recuperadas en el paso anterior hasta encontrar la del nombre configurado en el script (table_name). Si como en el ejemplo, sabemos seguro que sólo habrá una tabla, podemos recuperar directamente la primera tabla devuelta con:

first(outputs('Get_tables')?['body/value'])?['id']

Esperamos que le haya servido de ayuda este tutorial, y no dude en compartirlo si lo encuentra interesante, o en contactar con nosotros si lo necesita.

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