Power Automate: ¿Cómo automatizar el envío de emails?
Existen innumerables escenarios en los que sea necesario automatizar el envío de emails como por ejemplo cuando se crea un nuevo documento en una carpeta de SharePoint, como respuesta a otro email basado en el asunto o dependiendo de cierto remitente, al crear un nuevo elemento en una lista de SharePoint, etc.
En este artículo, vamos a ver paso a paso, cómo automatizar correos con Power Automate. En concreto, cómo enviar un email automáticamente al crear un nuevo elemento en una carpeta de SharePoint mediante Power Automate.
Para los flujos de Power Automate, es necesario siempre un elemento desencadenador inicial que sea el detonante de la acción y que ponga en marcha del flujo. Pues bien, en este ejemplo, como decíamos, será la inserción de un nuevo archivo en una carpeta compartida de SharePoint lo que desencadene la automatización de envío.
Pasos para automatizar correos con Power Automate
Creación del flujo
Dentro de nuestro entorno de Power Apps, en el menú “Flows > + New Flow” haremos clic en la opción “Automated cloud flow”.
Al hacer clic en esta opción, se abrirá un nuevo formulario que nos solicitará el nombre y el tipo de acción detonante, en la cual seleccionaremos la opción “When a file is created”.
Notar que la acción “When a file és created in a folder” no la hemos seleccionado porque está “Deprecated”.
Una vez seleccionada la acción, haremos clic en el botón «Create«.
Creación de las acciones del flujo
Esto nos abrirá un formulario donde aparecerá como primera acción del flow, la acción “When a file is created” que previamente hemos escogido.
Acción 1: “When a file is created”
Pasaremos a configurar esta acción, haciendo clic en el icono de carpeta, donde nos aparecerá una lista de carpetas y seleccionaremos la carpeta que queremos monitorizar. Para este ejemplo, hemos escogido la carpeta “/Test”, sin incluir subcarpetas y como tipo inferido dejaremos el valor por defecto “Sí”, ya que nos puede resultar útil para obtener el tipo de contenido vinculado al documento:
Acción 2: “Initialize variable”
Seguidamente, añadiremos una nueva acción haciendo clic en el botón “+ New step” para inicializar y establecer una variable que contendrá el nombre del nuevo archivo creado en SharePoint:
Esta variable la definiremos de tipo “string” y le asignaremos el nombre del archivo en el campo “Value”, utilizando el contenido dinámico:
Creamos esta variable en este momento, porque en la siguiente acción de envío del email, al establecer el contenido del “Body” del email, no aparece en el contenido dinámico el nombre del archivo. Si lo tenemos guardado en una variable, lo podemos utilizar en cualquier punto de nuestro flow.
Acción 3: «Send an email (V2)»
A continuación, haremos de nuevo clic en “+ New step” para añadir la siguiente acción en el flow y seleccionaremos la acción “Send an email (V2)”:
Estableceremos los parámetros de esta nueva acción en los diferentes campos de la acción como se detalla a continuación.
Campo «To»
En el campo “To” estableceremos la dirección de email destino de la notificación:
Campo «Subject»
En el campo “Subject” podemos incluir contenido dinámico. En este ejemplo, utilizaremos la variable en la que hemos guardado el nombre del archivo:
Campo «Body»
Para el campo “Body”, si estamos familiarizados con código HTML, podemos hacer clic en el botón con el símbolo “</>”, , y de este modo, la maquetación del email la podremos realizar directamente en HTML:
Estableceremos el texto de nuestro email para que el usuario que recibe la notificación, pueda identificar el nuevo archivo:
Y hasta aquí, ya tendríamos listos todos los pasos de nuestro flujo Power Automate.
Test del flujo
Una vez tengamos todas las acciones creadas, pasaremos a testear el flujo para comprobar que su funcionamiento es el esperado.
Para ello, haremos clic en el botón “Test”:
Seguidamente, se abrirá un formulario vertical en el que indicaremos que el test se ejecutará manualmente, y haremos clic en el botón “Test” para ejecutar nuestro flow:
Nuestro flujo quedará a la espera de que un nuevo archivo se guarde en la carpeta que hemos indicado de SharePoint.
Paralelamente, arrastraremos un archivo de prueba a la carpeta Test que hemos indicado en este ejemplo:
Al volver a nuestro flujo, veremos cómo se ejecuta, indicando con un check verde cada paso de nuestro Flow que ha funcionado correctamente. Y si todos los pasos se han completado con éxito, aparecerá un mensaje emergente con el texto “Your flow ran successfully” en color verde:
Si alguno de los pasos fallase al ejecutar el test, se mostraría un aspa roja indicando la acción que ha fallado, y deberíamos continuar editando nuestro flujo hasta conseguir erradicar los errores.
Si observamos la acción que envía el email en la siguiente imagen, podremos observar que ha sustituido la variable por el nombre del archivo, tal como lo habíamos configurado:
Esperamos que le haya servido de ayuda este tutorial sobre cómo automatizar correos con Power Automate, y no dude en compartirlo si lo encuentra interesante, o en contactar con nosotros si lo necesita.
