Power Automate: Com automatitzar l’enviament d’emails? 

Última modificación:

N’hi ha innombrables escenaris en què sigui necessari automatitzar l’enviament de correus electrònics, com per exemple quan es crea un nou document en una carpeta de SharePoint, o com a resposta a un altre correu electrònic basat en l’assumpte o depenent de cert remitent, o en crear un nou element en una llista de SharePoint, etc.

En aquest article, veurem pas a pas, com automatitzar correus amb Power Automate. En concret, com enviar un correu electrònic automàticament en crear un nou element en una carpeta de SharePoint mitjançant Power Automate.

Per als fluxos de Power Automate, cal sempre un element desencadenador inicial que sigui el detonant de l’acció i que posi en marxa el flux. Doncs bé, en aquest exemple, com dèiem, serà la inserció d’un nou fitxer en una carpeta compartida del SharePoint el que desencadeni l’automatització d’enviament de l’email.

Pasos per automatizar correus amb Power Automate

Creació del flux

Dins del nostre entorn de Power Apps, al menú “Flows > + New Flow” farem clic a l’opció “Automated cloud flow”.

Automatitzar correus amb Power Automate

En fer clic en aquesta opció, s’obrirà un nou formulari que ens sol·licitarà el nom i el tipus d’acció detonant, on seleccionarem l’opció “When a file is created”.

Cal notar que l’acció “When a file és created in a folder” no l’hem seleccionada perquè està “Deprecated”.

Un cop seleccionada l’acció, farem clic al botó Create.

Creació de les accions del flux

Això ens obrirà un formulari on apareixerà com a primera acció del flow, l’acció “When a file is created” que hem escollit prèviament.

Acció 1: “When a file is created”

Passarem a configurar aquesta acció, fent clic a la icona de carpeta, on ens apareixerà una llista de carpetes i seleccionarem la carpeta que volem monitoritzar. Per aquest exemple, hem escollit la carpeta “/Test”, sense incloure subcarpetes i com a tipus inferit, deixarem el valor per defecte “Sí”, ja que ens pot resultar útil per obtenir el tipus de contingut vinculat al document:

Acció 2: “Initialize variable”

Seguidament, afegirem una nova acció fent clic al botó “+ New step” per inicialitzar i establir una variable que contindrà el nom del nou fitxer creat al SharePoint:

Aquesta variable la definirem de tipus “string” i li assignarem el nom del fitxer al camp “Value”, utilitzant el contingut dinàmic:

Creem aquesta variable en aquest moment, perquè en la següent acció d’enviament del correu electrònic, en establir el contingut del “Body” de l’adreça electrònica, no apareix en el contingut dinàmic el nom del fitxer. Si el tenim guardat en una variable, el podem fer servir en qualsevol punt del nostre flow.

Acció 3: “Send an email (V2)”

A continuació, tornarem a fer clic a “+ New step” per afegir la següent acció al flow i seleccionarem l’acció “Send an email (V2)”:

Establirem els paràmetres d’aquesta nova acció als diferents camps de l’acció com s’indica a continuació:

Camp “To”

Al camp “To” establirem l’adreça de correu electrònic destinació de la notificació:

Camp “Subject”

Al camp “Subject” podem incloure contingut dinàmic. En aquest exemple, utilitzarem la variable on hem desat el nom del fitxer:

Camp “Body”

Per al camp “Body”, si estem familiaritzats amb codi HTML, podem fer clic al botó amb el símbol “</>”, i així, la maquetació de l’email la podrem realitzar directament en HTML:

Establirem el text del nostre email perquè l’usuari que rep la notificació, pugui identificar el nou arxiu:

I fins aquí, ja tindríem enllestits tots els passos del nostre flux.

Test del flux

Un cop tinguem totes les accions creades, passarem a testejar el flux per comprovar que el funcionament és l’esperat.

Per fer-ho, farem clic al botó “Test”:

Seguidament, s’obrirà un formulari vertical on indicarem que el test s’executarà manualment, i farem clic al botó “Test” per executar el nostre flow:

El nostre flux quedarà esperant que un nou fitxer es guardi a la carpeta que hem indicat del SharePoint.

Paral·lelament, arrossegarem un fitxer de prova a la carpeta Test del SharePoint tal com hem indicat en aquest exemple:

En tornar al nostre flux, veurem com s’executa, indicant amb un check verd cada pas del nostre Flow que ha funcionat correctament. Si tots els passos s’han com pletat amb èxit, apareixerà un missatge emergent amb el text “Your flow ran successfully” en color verd:

Si algun dels passos fallés en executar el test, es mostraria un aspa vermella indicant l’acció que ha fallat, i hauríem de continuar editant el nostre flow fins aconseguir erradicar els errors.

Si observem l’acció que envia el correu electrònic en la següent imatge, podrem comprovar que ha substituït la variable pel nom del fitxer, tal com l’havíem configurat:

Esperem que us hagi servit d’ajuda aquest tutorial sobre com automatitzar correus amb Power Automate, i no dubteu en compartir-ho si ho trobeu interessant, o en contactar amb nosaltres si ho necessiteu.

¿Necessites més informació? Contacta amb nosaltres

Sol·licitar informació